Rekrutacja kluczowych osób do nowego zespołu – moje doświadczenia

Zanim zaczęłam pracować w Vinted jako General Manager, moje doświadczenia z rekrutowaniem do zespołu były raczej niewielkie. Kilkukrotnie szukałam osób, które miały mi pomagać w działaniach marketingowych – było tak, gdy pracowałam w sieci reklamy internetowej AdTaily i jeszcze wcześniej, gdy zarządzałam działem social media w agencji interaktywnej Ideacto.

Niektóre z tych rekrutacji odbywały się z większym, inne z mniejszym powodzeniem, zawsze jednak robiłam je źle – ale to uświadomiłam sobie dopiero kilka lat później, rekrutując do polskiego zespołu Vinted.

Krótka historia rozwoju Vinted

Kiedy dołączyłam do Vinted, litewskiego start-upu, który właśnie otrzymał pierwszą większą inwestycję od Accel Partners, w firmie zatrudnionych było zaledwie 40 osób. Pracowali oni w biurach w Wilnie, Monachium i Pradze.

Przed inwestycją był to typowy start-up prowadzony przez bardzo młodych ludzi mających dużo zapału i zdecydowanie mniej doświadczenia w prowadzeniu biznesu.

Serwis rozwijany był niemal zupełnie bez żadnych budżetów marketingowych – do popularnych anegdot należało wydanie przez zespół niemiecki kilkudziesięciu euro na pierwszą kampanię reklamową: druk i rozdanie ulotek przypadkowym przechodniom.

Ekspansja na inne rynki europejskie i – z czasem – również na rynek amerykański, wiązała się z zatrudnieniem lokalnych zespołów. Start serwisu w Polsce był pierwszym profesjonalnym launchem Vinted: z nową nazwą (w Niemczech, na Litwie i w Czechach serwisy rozwijane były z lokalnymi nazwami), strategią i konkretnym budżetem marketingowym.

Start Vinted.pl

Początkowo zostałam zatrudniona na stanowisku Marketing Managera – jednocześnie byłam wtedy jedyną osobą w polskim zespole, co w praktyce oznaczało, że odpowiadałam za działania marketingowe i PRowe serwisu, kontakt z księgowymi, tłumaczenie serwisu,  dostosowanie produktu do polskich warunków, a także za rekrutację i znalezienie biura.

W ciągu miesiąca wystartowaliśmy z serwisem, który znacznie szybciej niż zakładaliśmy przekroczył liczbę kilkudziesięciu tysięcy aktywnych użytkowniczek, wynajęliśmy biuro na Saskiej Kępie i zatrudniliśmy kilka osób, spośród których dwie stanowiły późniejszy skład podstawowy Vinted i pracowały tam również po moim odejściu.

Po intensywnym kwartale zaproponowano mi awans na stanowisko General Managera i poproszono o wsparcie w launchu francuskiej wersji serwisu.

Rekrutacja kluczowych osób do zespołu

Praca w Vinted nauczyła mnie bardzo dużo: jak zarządzać budżetem marketingowym o wartości kilkudziesięciu tysięcy euro miesięcznie, jak najefektywniej pracować w międzynarodowym zespole i jak rekrutować kluczowe osoby do nowego zespołu.

Przyznam, że kiedy zaczynałam zajmować się rekrutacją, żyłam w naiwnym przekonaniu, że – gdzieś tam – jest cała masa ludzi, którzy są naprawdę świetni, pracowici, mądrzy, zaangażowani, ciekawi i zabawni i jeszcze do tego szukają pracy.

Błąd.

Może i jest wielu takich ludzi, ale na pewno nie szukają oni pracy. Już dawno mają pracę marzeń lub prowadzą własne firmy i na pewno nie zaglądają na najpopularniejsze strony z ogłoszeniami rekrutacyjnymi.

W ciągu dwóch lat w Vinted przeprowadziłam kilkaset rozmów kwalifikacyjnych – większość telefonicznie lub za pośrednictwem Skype’a.

Przy początkowym rozwijaniu zespołu pomagała mi koleżanka z zespołu międzynarodowego, która miała nieco większe doświadczenie w rekrutacji i znała lepiej potrzeby i specyfikę firmy. To jednak komplikowało nieco sam proces: zwykle łączyłyśmy się na Skypie ze sobą, a następnie z kandydatem, stresując niepotrzebnie taką osobę. Jeśli kiedykolwiek rozmawialiście na Skypie z kilkoma osobami na pewno wiecie, jak trudno jest zorganizować takie spotkanie efektywnie. Do tego niemal zawsze pojawiają się problemy techniczne, dodatkowo utrudniające sprawne prowadzenie rozmowy.

Z czasem sama zaczęłam prowadzić spotkania, w razie konieczności (gdy stanowisko było szczególnie kluczowe) prosząc o dodatkową rundę rozmów osobę z zespołu międzynarodowego lub kogoś z mojego zespołu.

Czego się nauczyłam o rekrutowaniu

W sumie przez polski zespół Vinted „przewinęło się” kilkadziesiąt osób: część pracowała na miejscu, w warszawskim biurze, część – zdalnie, dbając o płynny kontakt z użytkowniczkami wieczorami i w weekendy. Z czasem pierwsze osoby, które przyjmowałam do zespołu, zaczęły samodzielnie prowadzić rekrutację na nowe stanowiska.

Nadal nie czuję się bardzo mocna w rekrutacji, a nawet wręcz przeciwnie – przeprowadzenie tych kilkuset rozmów kwalifikacyjnych uświadomiło mi, jak trudne jest to zadanie i jak mało mam doświadczenia. Jednak kilku rzeczy się nauczyłam.

• Rekrutowanie to praca

Tak, wiem, że to oczywistość, ja jednak nie zawsze o tym pamiętałam.

Pracując w świetnym miejscu i mając do obsadzenia bardzo ciekawe stanowisko zaczynałam wierzyć, że odpowiednich kandydatów znajdę w ciągu zaledwie kilku dni. Nigdy tak się nie stało.

• Łatwiej zatrudniać kogoś do pracy, którą wcześniej wykonywało się samodzielnie

Ponieważ początkowo w Vinted.pl zajmowałam się sama wszystkimi zadaniami, zdecydowanie łatwiej było mi zrozumieć, kogo szukam do wykonywania tych obowiązków, jakie kompetencje powinna posiadać ta osoba i jak ją przeszkolić. Dzięki temu byłam w stanie przygotowywać konkretne zadania rekrutacyjne, aby móc sprawdzić określone umiejętności.

• Nigdy nie jest lepiej niż na rozmowie kwalifikacyjnej

Nigdy.

Jeśli cokolwiek z wymiany zdań podczas rekrutacji budziło niepokój lub pozostawiało wątpliwości, zawsze okazywało się, że potem jest już tylko trudniej i gorzej. Rekrutowanie nauczyło mnie ufać swojemu instynktowi.

• Za wyjątkiem sytuacji, w których sama wcześniej omamiłam swój instynkt

Jedna z moich największych porażek rekrutacyjnych wiązała się z niezatrudnieniem osoby, która później trafiła jednak do zespołu i okazała się być jedną z najlepszych decyzji rekrutacyjnych kiedykolwiek.

Dlaczego jednak nie zatrudniłam jej od razu, a wręcz przeciwnie – po pierwszej rozmowie na Skypie zadecydowałam, że nie ma sensu kontynuować tego procesu dalej? Popełniłam podstawowy błąd w procesie rekrutacyjnym: źle zdefiniowałam oczekiwania wobec osoby zatrudnianej na danym stanowisku.

W tym przypadku chodziło o zespół Community Support, czyli pomaganie członkiniom społeczności, przede wszystkim poprzez odpowiadanie na ich wiadomości. W tym nasza kandydatka była bardzo dobra, widać było duże doświadczenie w rozwiązywaniu konfliktów, wysoką empatię i cierpliwość.

Ja jednak, razem z koleżanką z zespołu międzynarodowego, skupiłam się na czymś zupełnie innym: na modzie. Rekrutowałyśmy do serwisu skupiającego się wokół zainteresowania ubraniami, wmówiłyśmy sobie, że potrzebujemy znaleźć osobę, która również podziela tę pasję.

Oczywiście, było to zupełnie bez sensu, ponieważ przy tym rodzaju pracy z wymagającą i angażującą społecznością młodych kobiet, potrzebne są przede wszystkim empatia, cierpliwość, asertywność i determinacja, a tych cech naszej kandydatce nie brakowało.

My jednak uznałyśmy, że jej uwaga o tym, że nie interesuje się szczególnie ubraniami, przekreśla jej szanse na zatrudnienie w Vinted.

Szczęśliwie, kilka dni później, w ostatnim tygodniu przed startem serwisu, zdecydowałam się zaprosić tę osobę na kilka dni, podczas których miała nas dorywczo wspierać w działaniach.

Jestem pewna, że gdyby nie dołączyła do nas, start serwisu nie przebiegłby tak płynnie, jak to miało miejsce, a i późniejsze działania Vinted.pl byłyby znacznie mniej skuteczne. Przez cały czas jej zatrudnienia, polski zespół Vinted osiągał najlepsze wyniki w dziale Community Support.

Udało mi się naprawić błąd i zatrudnić tę osobę, a na przyszłość zapamiętałam, aby zawsze precyzyjnie określić, czego tak naprawdę będę potrzebowała od osoby zatrudnianej na danym stanowisku.

• Nie podejmuj decyzji tylko dlatego, że wydaje ci się, że musisz zatrudnić kogoś „na wczoraj”

Zwykle sytuacja nie jest aż tak dramatyczna.

Najwyraźniej działania z nieobsadzonego stanowiska wykonywane są przez pozostałe osoby z zespołu lub jego menadżera.

Teraz to wiem – jednak co najmniej dwukrotnie popełniłam ten błąd, kiedy uważałam, że nie jestem w stanie pracować ani dnia dłużej nie mając obsadzonego wakatu.

W obu tych sytuacjach błąd kosztował i mnie, i zespół znacznie więcej, niż kosztowałoby utrzymywanie pustego stanowiska i wytrwałe poszukiwanie lepszego kandydata.

W obu przypadkach uznałam, że „jakoś to będzie”.

Podpowiedź: zwykle jest po prostu gorzej.

Szukając kogoś pilnie na nieobsadzone stanowisko można ulec złudzeniu, że zatrudnienie nowej osoby odejmie pewne obowiązki z dnia na dzień. Tak się jednak nie dzieje – wdrożenie i przeszkolenie nowej osoby zawsze zajmują czas. A jeśli dodatkowo nowozatrudniona osoba jest po prostu słabym kandydatem na to stanowisko, dochodzą kwestie rozwiązania z nią umowy i ponownego prowadzenia rekrutacji.

• Krótki telefon zwykle wystarcza

Początkowo bardzo bałam się, że jeśli nie spotkam się osobiście z każdym rokującym kandydatem, na pewno przegapię jakąś „perełkę”.

Cóż, nawet jeśli tak było, to nic mi o tym nie wiadomo.

Natomiast z całą pewnością takie podejście sprawiło, że zmarnowałam bardzo dużo swojego czasu na niezręczne rozmowy, kiedy już po kilku minutach wiadomo było, że nic z tego nie będzie, ale jednak jakieś źle rozumiane poczucie przyzwoitości nie pozwalało mi zakończyć rozmowy przed upływem minimum kwadransa.

Telefon pozwalał w 95% od razu wyłowić kandydatów, którzy są mocni wyłącznie na papierze, jednocześnie oszczędzając i im, i mi bardzo dużo czasu.

Na co zwracałam uwagę, prowadząc taką rozmowę? Na to jak sprawnie kandydat odnajduje się w takiej sytuacji, na ile płynnie jest w stanie prowadzić rozmowę i rzeczowo odpowiadać na pytania, czy w ogóle jest w stanie składnie się wypowiadać i czy sprawia wrażenie osoby, z którą chciałabym spędzać co najmniej ⅓ swojej doby 5 dni w tygodniu. (Tak, wiem, że szczególnie ten ostatni czynnik jest bardzo subiektywny, ale tego też się nauczyłam – zdecydowanie lepiej się pracuje z ludźmi, których się po prostu lubi.)

• Rekrutacja to sprzedaż

Powinnam pewnie raczej napisać: biznes to sprzedaż, ale na to przyjdzie jeszcze pora.

Nauczyłam się, że już na rozmowie kwalifikacyjnej powinnam sprzedać wizję firmy, możliwości rozwoju w niej i atmosferę pracy, szczególnie jeśli to ja sama znalazłam kandydata (np. na LinkedInie), a nie on moje ogłoszenie.

W swoim życiu byłam na niewielu rozmowach kwalifikacyjnych po stronie osoby rekrutowanej, jednak kilkukrotnie zdarzyło się, że po stronie firmy trafiałam na osobę skrajnie znudzoną zarówno naszą rozmową, całą ta sytuacją i jej obowiązkami zawodowymi.

Niewykluczone, że chodziło tutaj o mnie, jestem gotowa w to uwierzyć, jednak jeśli trafiam na osobę, która ma poniekąd stanowić wizytówkę firmy, a jest ona wyjątkowo znudzona swoją pracą i niezainteresowana niczym, co się wiąże z firmą, w której pracuje, to dla mnie taka sytuacja jest bardzo wyraźnym czerwonym światłem i automatycznie prowadzi do utraty zainteresowania danym stanowiskiem. Pamiętając, że nigdy nie jest lepiej niż na rozmowie kwalifikacyjnej, wolałam darować sobie takie miejsca pracy, których pracownicy sprawiali wrażenie mniej zainteresowanymi rozwojem firmy ode mnie.

• Im lepiej się przygotujesz, tym mniej czasu zajmie sam proces

Początkowo nie tylko skrupulatnie przeglądałam wszystkie nadsyłane CV, ale i starałam się jak najwięcej czasu przeznaczyć na samą rekrutację. Zapominałam, że ten wysiłek powinnam raczej włożyć w odpowiednie przygotowanie ogłoszenia i samego „lejka rekrutacyjnego”, czyli opracowanie zadań pomagających sprawdzić umiejętności i kompetencje kandydata.

Z czasem zrozumiałam, jak działają popularne serwisy z ogłoszeniami o pracę i że większość z kandydatów nie poświęciła naszemu ogłoszeniu więcej czasu niż kilka sekund koniecznych do automatycznego wysłania CV wgranego wcześniej do systemu.

Co gorsza, przez pewien czas próbowałam być bardzo uprzejma i odpowiadać wszystkim kandydatom, dziękując im za zainteresowanie pracą w moim zespole. Wydawało mi się, że skoro przeznaczyli swój czas, aby aplikować, warto jest im chociaż za to podziękować, nawet jeśli tym razem decyzja jest odmowna.

Tak, teraz wiem, że było to wyjątkowo nierozważne marnowanie mojego czasu. Większość z tych osób przeznaczyła mniej czasu na wysłanie swojego CV, niż mi zajęło indywidualne odpowiadanie na ich aplikacje.

Dlatego dosyć szybko postanowiliśmy zacząć umieszczać zadania rekrutacyjne od razu w ogłoszeniu o pracę.

Dzięki temu od razu można było odrzucać kandydatów, którzy nawet nie zadali sobie trudu przeczytania ogłoszenia. Bardzo łatwi do wykrycia byli również ci kandydaci, którzy nie sprawdzili, jak funkcjonuje Vinted, czym charakteryzują się jego użytkowniczki i jaki język będzie najbardziej efektywny do komunikacji z nimi.

Jedna mała zmiana: połączenie dwóch kroków procesu rekrutacji (ogłoszenia o pracę i zadań dla kandydata) sprawiła, że znacznie łatwiej szło nam wyławianie osób, z którymi chcieliśmy się spotkać osobiście na rozmowie kwalifikacyjnej. Również sam proces przeglądania CV zajmował znacznie mniej czasu i był o wiele mniej frustrujący.

• Czasem niedoskonały kandydat jest bardziej niż idealny

Jedna z bardziej udanych rekrutacji związana była z dużym zaangażowaniem kandydatki, która w żaden sposób nie spełniała podstawowych wymagań.

Szukaliśmy osoby na pełen etat, a ona studiowała dziennie dwa kierunki. Jednak jej zatrudnienie było jedną z lepszych decyzji, jaką podjęliśmy. Jej CV i towarzyszący mu mejl, napisany z bardzo dużym zaangażowaniem, zainteresowały nas na tyle, że zdecydowaliśmy się na spotkanie z nią. Sama nie mogłam być obecna na pierwszej rozmowie z nią, jednak przekazany mi feedback na jej temat był tak entuzjastyczny, że szybko zaprosiłam ją ponownie na rozmowę. Okazała się być jedną z lepiej przygotowanych do rozmowy kandydatek, z jakimi kiedykolwiek rozmawiałam. Doskonale znała specyfikę Vinted, była też aktywną użytkowniczką innych podobnych serwisów, miała bardzo dużo entuzjazmu i szczerą chęć uczenia się.

Ponieważ właśnie zaczynały się wakacje, zaproponowaliśmy jej pracę, godząc się z tym, że prawdopodobnie od początku roku akademickiego nie będzie w stanie zostać na stałe w zespole.

Tak się jednak nie stało – przez następne letnie tygodnie otrzymywała kolejne wyzwania, z każdym radząc sobie znacznie powyżej naszych oczekiwań. We wrześniu podjęła decyzję o zmianie systemu studiów i pozostała w zespole jeszcze przez kolejne 1,5 roku.

Ta sytuacja nauczyła mnie, aby godzić się na pewne kompromisy (tutaj: potencjalnie niepełny wymiar godzin), jeśli kandydat jest tak wyjątkowy i rokuje tak dobrze, że wielkim błędem byłoby pozwolić mu odejść z kwitkiem.

Jeśli chcesz dostawać więcej porad o rekrutacji, budowaniu i zarządzaniu zespołem zapisz się na mój newsletter.